Buchungssoftware für Vermieter von Eventausstattung
eventMa Booking führt Buchungen, Bestandsprüfung, Rechnungsstellung und Logistikplanung in einer zentralen Plattform zusammen – als Alternative zu einer Kombination aus WhatsApp, mehreren Tabellen und manueller Abstimmung.
Wo Vermieter im Tagesgeschäft Zeit und Umsatz verlieren
Anfragen erreichen Vermieter über unterschiedliche Kanäle – Website, Telefon, WhatsApp. Ohne zentrale Übersicht entstehen an mehreren Stellen vermeidbare Fehler.
Doppelte Vergabe von Ausstattung
Wird der Lagerbestand nicht automatisch mit bestehenden Buchungen abgeglichen, kann derselbe Artikel für einen Zeitraum mehrfach vergeben werden.
Unvollständige Rechnungsstellung
Ohne feste Verknüpfung zwischen Buchung und Rechnung bleiben abgeschlossene Aufträge gelegentlich unfakturiert.
Verzögerte Kundenkommunikation
Rückfragen zu Abholzeiten oder Aufbau verteilen sich auf mehrere Kanäle und lassen sich ohne zentrale Zuordnung nur schwer nachverfolgen.
Funktionen für die Buchungsverwaltung von Vermietern
eventMa bildet die Abläufe eines Vermieters von Eventausstattung ab – von der Buchung über die Bestandsprüfung bis zur Rechnungsstellung.
Zentrale Buchungsübersicht
Sämtliche Buchungen werden in einer chronologischen Übersicht mit Status zu Abholung, Rückgabe, Zahlung und Vertrag dargestellt. In der aktuellen Version werden die Daten über ein WordPress-Plugin direkt aus dem WordPress Booking System übertragen und automatisch verarbeitet.
Automatische Bestandsprüfung
eventMa gleicht für jeden Tag im Buchungszeitraum die benötigte Menge je Artikel mit dem verfügbaren Bestand ab und weist frühzeitig auf Engpässe hin.
Auslastungsvorschau
Eine tagesgenaue Vorschau über die kommenden 14 Tage zeigt die Kapazitätsauslastung, bevor es zu Engpässen kommt.
Rechnungsstellung über sevDesk
Rechnungspositionen werden aus der Buchung übernommen und direkt an sevDesk übergeben – einschließlich Zahlungsart, Teilzahlungen und Kleinunternehmerregelung. Weitere Integrationen zu anderen Buchhaltungslösungen sind geplant.
WhatsApp-Vorlagen
Nachrichten zu Abholtermin, Erinnerung oder Rückfragen zum Aufbau lassen sich mit den jeweiligen Buchungsdaten vorausgefüllt versenden.
Vertragsverwaltung und Teamzuweisung
Mietverträge werden digital verwaltet, der Vertragsstatus ist je Buchung einsehbar. Eine separate Ansicht unterstützt Fahrer und Aufbauteams bei der täglichen Planung.
Ablauf einer Buchung in eventMa
Buchungseingang
Anfragen über Website, Telefon oder WhatsApp werden als Vorgang mit Zeitraum und gebuchter Ausstattung erfasst.
Bestandsabgleich
Der Buchungszeitraum wird automatisch mit dem verfügbaren Lagerbestand abgeglichen; Konflikte werden angezeigt.
Rechnung und Vertrag
Rechnungspositionen werden übernommen, die Rechnung an sevDesk übergeben und der Mietvertrag versendet.
Abholung und Rückgabe
Das zuständige Team sieht die anstehenden Termine und bestätigt Ausgabe sowie Rückgabe mit einem Klick.
Zur Einordnung: eventMa ist eine Software, die aus den Anforderungen eines Vermieters von Eventausstattung heraus entwickelt wurde, nachdem Tabellenkalkulationen und WhatsApp im Tagesgeschäft nicht mehr ausreichend waren. Vermieter mit vergleichbaren Anforderungen können eventMa ebenfalls nutzen.
Fragen und Antworten zu eventMa
Für wen ist eventMa geeignet?
eventMa richtet sich an Vermieter von Eventausstattung, etwa für Hüpfburgen, Fotoboxen, Partyzelte, Soundanlagen und vergleichbare Ausrüstung.
Wie erkennt eventMa Terminüberschneidungen im Bestand?
eventMa gleicht für jeden Tag eines Buchungszeitraums die benötigte Menge je Artikel automatisch mit dem hinterlegten Lagerbestand ab und weist auf Engpässe hin, bevor eine doppelte Vergabe entsteht.
Woher bezieht eventMa die Buchungsdaten?
In der aktuellen Version werden Buchungsdaten über ein WordPress-Plugin direkt aus dem WordPress Booking System (WPBS) übertragen und automatisch verarbeitet. Weitere Anbindungen sind in Planung.
Ist eine Anbindung an eine Buchhaltungssoftware vorhanden?
eventMa ist aktuell an sevDesk angebunden. Rechnungspositionen werden aus der Buchung übernommen, einschließlich Zahlungsart, Teilzahlungen und Kleinunternehmerregelung. Weitere Integrationen zu anderen Buchhaltungslösungen sind geplant.
Können Kunden automatisiert über WhatsApp informiert werden?
eventMa stellt Nachrichtenvorlagen für WhatsApp bereit, die mit den jeweiligen Buchungsdaten vorausgefüllt und direkt versendet werden können.
Was kostet eventMa?
Die Konditionen richten sich nach den individuellen Anforderungen des Vermieters. Ein unverbindliches Angebot kann per Kontaktaufnahme angefragt werden.
Termin für eine Produktvorführung vereinbaren
In einer rund 15-minütigen Vorführung wird eventMa anhand realistischer Buchungsszenarien gezeigt – ohne generische Demodaten.